写好工作邮件的建议之一:好标题带来好运气

对于职场新人来说,写一封高质量的工作邮件可能是职业生涯里第一个挑战。好的工作邮件是良好职业习惯之一,而且可以在潜移默化中树立自己在职场的“个人品牌”。设想一下,无论如何每天都有这么多邮件要处理的情况下,读到更方便易读的邮件时有谁不会觉得更舒服呢。

不过写好工作邮件这一技能并不是可以自然习得的事情,很多神出鬼没的坏习惯极有可能会影响整封邮件的可读性,所以只有多加练习,才能提高邮件写作的质量。从实践出发,本系列文章总结出三个工作邮件的写作建议可以参考。

建议一:好标题带来好运气——使用适当的标题
标题的重要性在工作邮件整体重要性中大约占了“51%”。这么说并不夸张,可以看下面这个例子。

这是小D发给上司的邮件,目的是为了汇报A项目2016年第二期的进度,该项目各年均由这个上司负责管理。

现在他拟定了几个标题犹豫不绝。他觉得标题A很直接,标题B、C、D够简洁,标题E、F、G非常切合邮件内容,标题H还把要汇报的重点也写出来了。

A: 《重要!请您阅读》

B: 《项目进度汇报》

C: 《A项目》

D: 《A项目进度情况》

E: 《A项目- 2016年第二期》

F: 《A项目- 2016年第二期 – 进度情况》

G: 《A项目- 2016年第二期 – 进度情况(截至X月X日)》

H: 《A项目- 2016年第二期 – 进度情况(截至X月X日)- 完成比例XX%,目前尚有XX存在较大问题,但已经在改进中》

如果你是小D的上司,你会更喜欢哪个标题?

首先A是可以直接排除的,这种标题没有任何与邮件主题有关的信息,毫无意义,更像是垃圾邮件、钓鱼诈骗邮件的标题。

B、C、D均提到了项目,已经和邮件内容相关了。标题B《项目进度汇报》对于小D来说是完全可以正确理解的,因为他目前就是在做这一个项目,但他却没有考虑到上司的收件箱是什么样子。因为往往上司不会仅负责这一个项目,所以他看到B标题后并不能马上知道这封邮件是关于哪个项目。标题C和标题D已经比标题A和标题B要好得多了,至少收件人可以看出是关于A项目的邮件,但C和D的问题在于,A项目并不是只有一期,而是每年都有很多期,若日后收件人需要搜索某年某期的A项目邮件,则会非常不方便,因为标题缺少关于A项目的关键词。

E、F、G已经算是合格的标题了。标题E的问题在于没有说明邮件的目的。标题F缺少在进度汇报时的时间关键词。工作中经常遇到的情况是,上司可能稍晚一点想回顾一下关于A项目2016年第二期不同阶段的进度,若有汇报的时间,则会在检索邮件的时候非常方便。标题G是合适的标题。

标题H的问题很明显——太长!把标题栏当正文框来用。并不是说这样用一定是禁忌,但是把不短的两三个句子全部写到标题栏只应该用于如下的情况:(1)非常紧急的特殊情况,需要赶紧发送出去;(2)非正式地向下属或者同级的同事传达信息(尽量少用,给人的印象傲慢又不礼貌,即便是对下属的邮件);(3)与收件人是很熟悉的朋友。在工作汇报的邮件中把正文写到标题栏导致标题过长可能是会让收件人不舒服的一件事。

总的说来,标题应该恰到好处,能够把邮件的目的描述出来。但同样重要的是要考虑到收件人识别与存档检索的便利度。可以利用“标签”的思想,把区分该邮件最重要的属性表达在标题中。

好的邮件标题可以让收件人即便在过了很久以后也可以轻松找出来,所以可能会比其他邮件更“好运”。