写好工作邮件的建议之三:正确使用收件人、抄送人和密送人

正确使用收件人、抄送和密送
收件人、抄送和密送各有不同的功能与用途。相信很多人都听过这种说法:收件人是需要对邮件内容做出反应与行动的人;被抄送人则只是知晓邮件内容,并不需要做出行动。

总的来说,遵循上述一半规则来发送工作邮件不会出大的问题。不过在具体工作中的应用会更灵活一些。

比如在下面这种情况下,是转发还是抄送?

小D收到一封别的项目组同事小A发来的邮件,要求小D的项目组提供一些数据,而这些数据正好是小D的同事小C负责,所以小D需要通知小C把相关数据发给小A。

这种情形下,小D直接回复小A的邮件,并且同时抄送小C,在回信中要求小C提供邮件给小A:

To: 小A
CC: 小C
Subject: Re: 请帮忙提供项目数据

小A收到了邮件,以为小D已经把数据发了过来,但打开邮件发现数据并没有在这封邮件中。同时小C看到的是一封抄送自己的邮件,于是暂时没有阅读。小A等了很久也不见数据,于是只能再催小D。

有没有更好的处理方法呢?其实小D可以转发小A的邮件,然后收件人是小C,同时将转发的邮件抄送给小A。如下:

To: 小C
CC: 小A
Subject: FW: 请帮忙提供项目数据

这样小C会看到收件人是自己,于是尽快安排处理,小A也知道小D已经正式地把任务分给发给小C,之后有什么具体事宜都可以直接联系小C,包括催要数据。

上面这个例子是符合本文开头所提到的一般规则的,如果要让收件人重视邮件并采取行动,则应该把他放在收件人的位置,而转发相当于直接发给收件人。

总的来说,记住添加收件人的目的是采取某种行动,而抄送人则是起到知会的作用。

写好工作邮件的建议之二:清晰的附件带来高效率

给附件正确命名,并在邮件正文中引用
工作邮件中经常都会添加附件一起发送。在讨论关于附件的建议前,首先有两个关于附件的低级错误一定要牢记不能犯:一是忘记添加附件就发送出去;二是附件的名字太随意。

现在邮件应用都比较贴心,只要邮件内容中提到了“附件”,“attachment”或者是“attached”之类的字眼,若发送时没有任何附件被添加,则会弹出提醒说是否是忘记了添加附件,因此忘记添加附件的情况一般比较少发现。但是在发送前还是应该再检查一遍,以避免事后补发邮件的尴尬,特别是发送给老板的邮件或者群发的邮件。

还有一种低级错误是附件名字太随意,比如曾遇到过有的同事发来的附件命名成“document 1.docx”,“untitiled 1.pdf”,或者请他帮忙扫描的文件被命名成“scan doc.pdf”之类的,这种标题让收件人觉得很无奈有有些生气,因为这些附件都可算作是“没有标题”,因为它们透露出的信息是——“我很懒,我不想改文件名,你还是自己改吧”。

谈到附件的标题,除了要“有”标题,还要给附件一个正确的名字。回到小D的故事,小D在向上司汇报的邮件中需要添加一张项目进度表,小D已经制作好这张表,并且命名为了“A项目进度1.xlsx”,并且打算直接把这个附件放进邮件中。

可是这个附件的标题是不是还缺少些什么?从小D上司的角度出发,若他把收到的附件转存到自己的电脑中,这个标题足以让他同其他的文件区分开吗?显然“A项目进度1.xlsx”还缺少一些关键词。这里可以参考“写好工作邮件的六个建议之一:好标题带来好运气”中关于邮件标题的建议,这些建议同样适用于附件的标题,增加能够识别出这个附件的关键字,同时尽量保持简短,比如“A项目进度表(截至2016年X月X日) ”。

除了项目进度表,小D还添加了另外两个附件,“A项目简报(截至2016年X月X日).pdf”和“A项目预测数据.xlsx”。现在他的邮件正文是这样的:

X经理:

… 。项目进度具体情况请见附件。

小D邮件正文中关于附件的部分是否有问题?其实这样的正文是及格的,因为至少已经在邮件中明确提到了附件,算是某种程度的引用,如果这封邮件只有一个附件,是可以的。但是小D的邮件里有三个附件,而且都是不同类型的数据或者报告,所以可以做一些更具体的引用:

X经理:

… 。项目进度具体情况请见如下附件:

1- A项目进度表(截至2016年X月X日).xlsx

2- A项目简报(截至2016年X月X日).pdf

3- A项目预测数据.xlsx

当然,如果双方都是用比如Outlook,且邮件格式设置成RTF格式的话,附件是可以很直观地直接插入到邮件正文中的任何位置,并且显示成一个图标的形式,直接点开就可以查看(如图1)。

但是这并不是意味着用文字的形式具体引用附件就没用,因为收件人还可能直接在移动设备上收发邮件,附件的位置未必能如电脑上显示得这么清晰(甚至可能是位置错乱的)。还有的情况是,你并不知道收件人会用什么邮件客户端,或者你也不知道他是否在Outlook中把邮件格式设置成了HTML或者是纯文本。上述这些情况都会造成附件不会如编辑时显示地那么完美。

请看实际例子:

图1就是在outlook编辑邮件时直接在正文插入的附件,的确很清晰。但是收件人在手机上收到的邮件却很难看(如图2)。

图1-在outlook中编辑时插入的附件
685290003

图2-收件人在手机上收到的邮件
1013289418

因此最好的办法就是以不变应万变,在邮件正文中用文字引用附件。