写好工作邮件的建议之三:正确使用收件人、抄送人和密送人

正确使用收件人、抄送和密送
收件人、抄送和密送各有不同的功能与用途。相信很多人都听过这种说法:收件人是需要对邮件内容做出反应与行动的人;被抄送人则只是知晓邮件内容,并不需要做出行动。

总的来说,遵循上述一半规则来发送工作邮件不会出大的问题。不过在具体工作中的应用会更灵活一些。

比如在下面这种情况下,是转发还是抄送?

小D收到一封别的项目组同事小A发来的邮件,要求小D的项目组提供一些数据,而这些数据正好是小D的同事小C负责,所以小D需要通知小C把相关数据发给小A。

这种情形下,小D直接回复小A的邮件,并且同时抄送小C,在回信中要求小C提供邮件给小A:

To: 小A
CC: 小C
Subject: Re: 请帮忙提供项目数据

小A收到了邮件,以为小D已经把数据发了过来,但打开邮件发现数据并没有在这封邮件中。同时小C看到的是一封抄送自己的邮件,于是暂时没有阅读。小A等了很久也不见数据,于是只能再催小D。

有没有更好的处理方法呢?其实小D可以转发小A的邮件,然后收件人是小C,同时将转发的邮件抄送给小A。如下:

To: 小C
CC: 小A
Subject: FW: 请帮忙提供项目数据

这样小C会看到收件人是自己,于是尽快安排处理,小A也知道小D已经正式地把任务分给发给小C,之后有什么具体事宜都可以直接联系小C,包括催要数据。

上面这个例子是符合本文开头所提到的一般规则的,如果要让收件人重视邮件并采取行动,则应该把他放在收件人的位置,而转发相当于直接发给收件人。

总的来说,记住添加收件人的目的是采取某种行动,而抄送人则是起到知会的作用。

写好工作邮件的建议之二:清晰的附件带来高效率

给附件正确命名,并在邮件正文中引用
工作邮件中经常都会添加附件一起发送。在讨论关于附件的建议前,首先有两个关于附件的低级错误一定要牢记不能犯:一是忘记添加附件就发送出去;二是附件的名字太随意。

现在邮件应用都比较贴心,只要邮件内容中提到了“附件”,“attachment”或者是“attached”之类的字眼,若发送时没有任何附件被添加,则会弹出提醒说是否是忘记了添加附件,因此忘记添加附件的情况一般比较少发现。但是在发送前还是应该再检查一遍,以避免事后补发邮件的尴尬,特别是发送给老板的邮件或者群发的邮件。

还有一种低级错误是附件名字太随意,比如曾遇到过有的同事发来的附件命名成“document 1.docx”,“untitiled 1.pdf”,或者请他帮忙扫描的文件被命名成“scan doc.pdf”之类的,这种标题让收件人觉得很无奈有有些生气,因为这些附件都可算作是“没有标题”,因为它们透露出的信息是——“我很懒,我不想改文件名,你还是自己改吧”。

谈到附件的标题,除了要“有”标题,还要给附件一个正确的名字。回到小D的故事,小D在向上司汇报的邮件中需要添加一张项目进度表,小D已经制作好这张表,并且命名为了“A项目进度1.xlsx”,并且打算直接把这个附件放进邮件中。

可是这个附件的标题是不是还缺少些什么?从小D上司的角度出发,若他把收到的附件转存到自己的电脑中,这个标题足以让他同其他的文件区分开吗?显然“A项目进度1.xlsx”还缺少一些关键词。这里可以参考“写好工作邮件的六个建议之一:好标题带来好运气”中关于邮件标题的建议,这些建议同样适用于附件的标题,增加能够识别出这个附件的关键字,同时尽量保持简短,比如“A项目进度表(截至2016年X月X日) ”。

除了项目进度表,小D还添加了另外两个附件,“A项目简报(截至2016年X月X日).pdf”和“A项目预测数据.xlsx”。现在他的邮件正文是这样的:

X经理:

… 。项目进度具体情况请见附件。

小D邮件正文中关于附件的部分是否有问题?其实这样的正文是及格的,因为至少已经在邮件中明确提到了附件,算是某种程度的引用,如果这封邮件只有一个附件,是可以的。但是小D的邮件里有三个附件,而且都是不同类型的数据或者报告,所以可以做一些更具体的引用:

X经理:

… 。项目进度具体情况请见如下附件:

1- A项目进度表(截至2016年X月X日).xlsx

2- A项目简报(截至2016年X月X日).pdf

3- A项目预测数据.xlsx

当然,如果双方都是用比如Outlook,且邮件格式设置成RTF格式的话,附件是可以很直观地直接插入到邮件正文中的任何位置,并且显示成一个图标的形式,直接点开就可以查看(如图1)。

但是这并不是意味着用文字的形式具体引用附件就没用,因为收件人还可能直接在移动设备上收发邮件,附件的位置未必能如电脑上显示得这么清晰(甚至可能是位置错乱的)。还有的情况是,你并不知道收件人会用什么邮件客户端,或者你也不知道他是否在Outlook中把邮件格式设置成了HTML或者是纯文本。上述这些情况都会造成附件不会如编辑时显示地那么完美。

请看实际例子:

图1就是在outlook编辑邮件时直接在正文插入的附件,的确很清晰。但是收件人在手机上收到的邮件却很难看(如图2)。

图1-在outlook中编辑时插入的附件
685290003

图2-收件人在手机上收到的邮件
1013289418

因此最好的办法就是以不变应万变,在邮件正文中用文字引用附件。

写好工作邮件的建议之一:好标题带来好运气

对于职场新人来说,写一封高质量的工作邮件可能是职业生涯里第一个挑战。好的工作邮件是良好职业习惯之一,而且可以在潜移默化中树立自己在职场的“个人品牌”。设想一下,无论如何每天都有这么多邮件要处理的情况下,读到更方便易读的邮件时有谁不会觉得更舒服呢。

不过写好工作邮件这一技能并不是可以自然习得的事情,很多神出鬼没的坏习惯极有可能会影响整封邮件的可读性,所以只有多加练习,才能提高邮件写作的质量。从实践出发,本系列文章总结出三个工作邮件的写作建议可以参考。

建议一:好标题带来好运气——使用适当的标题
标题的重要性在工作邮件整体重要性中大约占了“51%”。这么说并不夸张,可以看下面这个例子。

这是小D发给上司的邮件,目的是为了汇报A项目2016年第二期的进度,该项目各年均由这个上司负责管理。

现在他拟定了几个标题犹豫不绝。他觉得标题A很直接,标题B、C、D够简洁,标题E、F、G非常切合邮件内容,标题H还把要汇报的重点也写出来了。

A: 《重要!请您阅读》

B: 《项目进度汇报》

C: 《A项目》

D: 《A项目进度情况》

E: 《A项目- 2016年第二期》

F: 《A项目- 2016年第二期 – 进度情况》

G: 《A项目- 2016年第二期 – 进度情况(截至X月X日)》

H: 《A项目- 2016年第二期 – 进度情况(截至X月X日)- 完成比例XX%,目前尚有XX存在较大问题,但已经在改进中》

如果你是小D的上司,你会更喜欢哪个标题?

首先A是可以直接排除的,这种标题没有任何与邮件主题有关的信息,毫无意义,更像是垃圾邮件、钓鱼诈骗邮件的标题。

B、C、D均提到了项目,已经和邮件内容相关了。标题B《项目进度汇报》对于小D来说是完全可以正确理解的,因为他目前就是在做这一个项目,但他却没有考虑到上司的收件箱是什么样子。因为往往上司不会仅负责这一个项目,所以他看到B标题后并不能马上知道这封邮件是关于哪个项目。标题C和标题D已经比标题A和标题B要好得多了,至少收件人可以看出是关于A项目的邮件,但C和D的问题在于,A项目并不是只有一期,而是每年都有很多期,若日后收件人需要搜索某年某期的A项目邮件,则会非常不方便,因为标题缺少关于A项目的关键词。

E、F、G已经算是合格的标题了。标题E的问题在于没有说明邮件的目的。标题F缺少在进度汇报时的时间关键词。工作中经常遇到的情况是,上司可能稍晚一点想回顾一下关于A项目2016年第二期不同阶段的进度,若有汇报的时间,则会在检索邮件的时候非常方便。标题G是合适的标题。

标题H的问题很明显——太长!把标题栏当正文框来用。并不是说这样用一定是禁忌,但是把不短的两三个句子全部写到标题栏只应该用于如下的情况:(1)非常紧急的特殊情况,需要赶紧发送出去;(2)非正式地向下属或者同级的同事传达信息(尽量少用,给人的印象傲慢又不礼貌,即便是对下属的邮件);(3)与收件人是很熟悉的朋友。在工作汇报的邮件中把正文写到标题栏导致标题过长可能是会让收件人不舒服的一件事。

总的说来,标题应该恰到好处,能够把邮件的目的描述出来。但同样重要的是要考虑到收件人识别与存档检索的便利度。可以利用“标签”的思想,把区分该邮件最重要的属性表达在标题中。

好的邮件标题可以让收件人即便在过了很久以后也可以轻松找出来,所以可能会比其他邮件更“好运”。